Statikus kiépítésű, vagy kisebb hálózatok esetén könnyen megoldható a hálózat nyilvántartásának kézi vezetése, de dinamikus, folyamatosan (pl. kiépítési igények nélkül, csupán konfiguráción keresztül) módosuló hálózatok esetén a humánfaktor könnyen pontatlanságot, jelentős időbeni elcsúszást, és végül a nyilvántartás teljesen használhatatlanságát eredményezheti.
Ahhoz, hogy a nyilvántartás mindig naprakész tudjon lenni, vagy eseményvezérelten, a hálózatban történő változásokra prompt reagáló fogadó interfészekre, vagy időszakosan lefutó hálózati szinkronizációkra van szükség. Utóbbi megoldás az eseményvezérelt rendszer mellett is szükséges, hogy kiküszöbölje az esetleges meghibásodások miatt kieső értesítésekből fakadó téves hálózati kép kialakulását.
A saját menedzselővel rendelkező hálózati technológiák esetében könnyebb az információk begyűjtése, de az önszerveződő, nem központilag kezelt hálózatok esetén (pl.: Ethernet hálózatok) nehézséget okoz a hálózati elemek felkutatása, a köztük kialakuló kapcsolatok megállapítása. Ilyen esetekben megadott algoritmusok és feltérképezési mechanizmusok mentén kell bejárni a lehetséges eszközök halmazát.
A legtöbb esetben az egyes gyártók biztosítanak menedzsment felületet a berendezéseikhez. Ezek az eszközök, kis és homogén hálózatok esetén ugyan jól használható. A gondot az okozza, hogy a hálózat fejlődése során, elkerülhetetlenné válik további gyártók bevonása, akik szintén a saját megoldásaikat szállítják majd az új eszköztípusokhoz, minek következtében egy összefüggő hálózatnak csak adott, legtöbbször nem is összefüggő részei lesznek lefedve menedzselőnként; valamint ezek a szoftverek funkcionalitásban csak az adott eszközök kezelésére szorítkoznak, és nem támogatnak más feladatkörhöz tartozó műveleteket.
Ahhoz, hogy mégis átlátható és kezelhető legyen a hálózat, egy egységes, gyártó és eszköztípus független nyilvántartást kell létrehozni. Az integrált nyilvántartó rendszernek tudnia kell fogadni az adatokat a különböző gyártók szoftvereiből, vagy akár magukból az eszközökből, hogy mindig átfogó információt tartalmazzon.
A közös felületen elérhető, a hálózat teljes képét tartalmazó rendszer már megfelelő eszköz arra, hogy a hálózatról könnyen és gyorsan elő lehessen állítani az üzemeltetéshez, stratégiai döntésekhez szükséges információkat, statisztikákat.
Egy hálózat megfelelő fizikai kiépítését megtervezni, vagy annak életciklusát kezelni csak akkor lehet, ha nyilvántartási adatokon felül a geográfiai paraméterei is ismertek. A GIS (térinormatikai rendszerek) rendelkeznek azokkal az információkkal és számítási algoritmusokkal, hogy egy adott technológia kiépítését milyen mértékben befolyásolja a fizikai környezet.
Nagyobb rendszerek kiépítése, vagy bővítése előtt elengedhetetlen térinformatikai eszközökkel is megvizsgálni, vagy megterveztetni, hogy a beruházás megfelelően hatékonyan valósulhasson meg. Ahhoz, hogy ezeket a lépéseket meg tudjuk tenni, a GIS rendszernek rendelkezésére kell bocsájtani a nyilvántartó által összegyűjtött aktuális képét a hálózatnak.
A naprakész hálózati információ nem csak a tervezési fázisban játszik fontos szerepet, hanem a kivitelezés nyomon követését is megkönnyíti azáltal, hogy a GIS rendszerben megadja, mely eszközök vannak még tervezési/megvalósítási állapotban, és melyek kerültek beüzemelésbe.
